tepav-toplantı

Kıbrıs Vakıflar İdaresi (KVİ) Yeniden Yapılandırma Projesi kapsamında proje ortakları olan TEPAV (Türkiye Ekonomi Politikaları Araştırma Vakfı) ve Doğu Akdeniz Üniversitesi (DAÜ) tarafından bir iş bölümü çerçevesinde Ağustos 2014’te iki adet kurumsal arkaplan raporu hazırlanmıştır. Raporların amacı Strateji Belgesine girdi oluşturmaktır. Eylül 2014’te TEPAV tarafından hazırlanan Strateji Belgesinin temel amacı KVİ’ye ilişkin yönetsel sorunların, bunlara ilişkin çözüm önerilerinin ortaya konması ve bu önerilerin bir eylem planına dönüştürülmesi için bir uygulama stratejisi önerisi ortaya koymaktır.

Projenin uygulama stratejisi beş temel üzerine kurulmuştur:

  • 1. Kurumsal Yapı
  • 2. İnsan Kaynakları Yönetimi
  • 3. Mali Yönetim ve Muhasebe
  • 4. Emlak Yönetimi
  • 5. KKTC Fakirlik Haritasının Çıkarılması ve Yoksul Kesime İlişkin Veritabanı Oluşturulması

Yukarıda belirtilen maddelerden özellikle Kurumsal Yapı ve İnsan Kaynakları Yönetiminde bazı konular mevzuat değişikliği gerektirirken diğerleri gerektirmemektedir.

Beş temel konuda yapılması hedeflenenlere, Kuruma sağlayacağı yararlara ve bugüne kadar yapılan çalışmalara bakıldığı zaman:

  • 1. Kurumsal Yapı

a) Kurumun yeni bir organizasyon şeması oluşturulacak:

İdarenin günümüzde iş yükünü oluşturan ve temel fonksiyonlarını layıkıyla yerine getirebilmesi için daha kompakt bir yapıya geçmesi gerekmektedir. Bu bağlamda varolan birimlerin isimlerinde ve fonksiyonlarında değişikler yapılarak işlevselliği ve verimliliği artırılması hedeflenmektedir. Ancak uygulamaya geçilebilmesi için bir an önce değişiklik yasasının KKTC Cumhuriyet Meclisi’nden onaylanması gerekmektedir.

b) 73/1991 sayılı Vakıflar Örgütü ve Din İşleri Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Değişiklik Yasası hazırlanması:

Kurumunun yeni organizasyon şemasının oluşturulması, kadrolarda gerekli düzenlemenin yapılabilmesi ve kadrolarda görev, yetki ve sorumlulukların yeniden düzenlenebilmesi için mevcut mevzuatta değişiklik yapılması gerekmektedir.Mevzuat çalışmasında şu anda kadroların görev tanımları ile ilgili çalışma devam etmekte olup en kısa sürede tamamlanması beklenmektedir. Kurum içinde bir komite oluşturulup süratle üzerinden gidilerek Değişiklik Yasa Tasarısına son şeklin verilmesi ve 2015 yıl sonuna kadar KKTC Cumhuriyet Meclisi’nden onaylatılıp yürürlüğe girmesi hedeflenmektedir.

  • 2. İnsan Kaynakları Yönetimi

a) Personele ilişkin kayıtları tutacak, ihtiyaç analizleri yapacak, politikaları belirleyecek bir insan kaynakları birimi kurulacaktır. Bu birimin kurulabilmesi için mevzuatta gerekli değişikliklerin yapılması ve mevzuat değişikliğinin KKTC Cumhuriyet Meclisi’nden onaylanması gerekmektedir.

b) Personele ilişkin performans değerlendirmesinin zamanla kurumun stratejik planındaki hedeflere ulaşma başarısına göre belirlenecektir. İnsan Kaynakları Birimi kurulduktan sonra tüm çalışanlar bir üst amirleri ile karşılıklı görüşerek yıl içindeki hedeflerini Kurum’un Stratejik Planı’na bağlı olarak belirleyecekler ve yıl sonunda bu hedefleri ne kadar gerçekleştirdiklerinin ölçümü performans değerlendirilmesi ile belirlenecektir.

c) Yasal değişiklikle Genel Müdür’ün personelin görevde yükselmesi, görev değişikliği gibi yönetsel kararlar konusundaki yetkileri artırılacaktır.

d) İşe almada önce yazılı sonra mülakat olmak üzere ikili bir yapıya geçilerek, yazılı sınav sorularının uzman bir heyet tarafından hazırlanacak, mülakat da Genel Müdür ve Yardımcılarından oluşan bir heyet tarafından yapılacaktır.

e) Yapılacak ihtiyaç analizine uygun personele yönelik kapasite artırım programı uygulanması, gerekirse T.C. Vakıflar Genel Müdürlüğü ile işbirliği çerçevesinde belirli sürelerle personel Türkiye’ye gönderilecektir. Haziran 2015’te tüm personele İş Analiz Anket Formları dağıtılmış, geri toplanıp üzerindeki bilgiler de kullanılarak kadrolarla ilgili görev tanımlarında gerekli düzenleme çalışmalarında kullanılmaktadır.

  • 3. Mali Yönetim ve Muhasebe

a) Muhasebede tahakkuk usulüne geçilecektir. Bu hem uluslararası standartlara uyum açısından hem de dönemselliğin sağlanması ve sağlıklı analiz yapabilmek açısından gereklidir. Bu amaçla farklı raporlama formatlarında standart tablolar hazırlanabilecektir.

b) Kuruma ait değeri belirlenebilir mülkün rayiç bedellerinin ölçülerek, bilançoya dahil edilmeleri sağlanacaktır. Diğer maddi duran varlıkların da (taşıt, ekipman, demirbaş) sayımının yapılarak bilançoda rayiç bedelleri üzerinden yer alarak ve güncellenmesi sağlanacaktır.

c) Web tabanlı iyileştirilmiş ve güncel bir muhasebe yazılımı yaptırılacaktır.

d) Tek düzen muhasebe sistemine uyum sağlayacak düzeltmeler yapılacaktır.

Mali Yönetim ve Muhasebe sistemi için yukarıda belirtilen hedefleri gerçekleştirmek üzere dıştan yeni bir muhasebe ve maliye yazılımı alınacaktır. Bununla ilgili çalışmalar Temuz ayının ilk haftasında başlanmış olup 2015 yıl sonuna kadar tamamlanması planlanmıştır. Yapılacak yeni sistemsel düzenlemelerin Kurum’a sağlayacağı en büyük kazanım gelir, gider, bilanço analiz ve raporlamalarının anında yönetime sunulabilecek olmasıdır. Bugün itibarı ile yeni muhasebe yazılımı ayrı bir bilgisayar üzerine kurulmuş olup öncelikle 2015 yılı bütçe girişi ve yeni oluşacak tek düzen hesap kodları girilmeye başlamıştır. Bu çalışmalar Ekim ayının yarısına kadar tamamlanması hedeflenmiştir. Bu çalışmalar T.C. Yardım Heyeti Muhasebe Müşaviri Orhan Kamış öncülüğünde yürütülmektedir.

  • 4. Emlak Yönetimi

a) Kıbrıs Vakıflar İdaresi’nin mülkiyetinde, yönetiminde ve denetiminde bulunan KKTC ve Güney Kıbrıs’ta bulunan tüm taşınmazların kayıtları bilgisayar ortamına kaydedilerek, özellikle taşınmaz mülkiyet envanteri belirlenmeye çalışılacaktır. Bilgisayara aktarma konusu halen devam etmektedir. KKTC’deki taşınmazlar kaydedildikten sonra Güney Kıbrıs’taki taşınmazların kayıtları bilgisayar ortamına aktarılacaktır. Çok önemli, hassas bir konu olduğu için oldukça yavaş ilerleyen ve uzun soluklu bir çalışma olacaktır. 24 aylık projenin sonuna doğru 2016 sonbaharına tamamlanması hedeflenmiştir. Bu çalışmanın sonunda Kurum’a ait taşınmaz mal varlığı hakkında anında bilgi sahibi olunabilecektir.

b) Mevcut taşınmazların tapu kayıtları KKTC Tapu ve Kadastro Dairesi ile karşılaştırılacak ve gerekli düzeltme ve güncelleme yapılacaktır. Böylelikle belli bir sürenin sonunda Tapu Dairesi ve Vakıflar İdaresi taşınmazlarla ilgili olarak bire bir örtüşecektir. Bu örtüşme Lefkoşa Kaza Tapu Amirliği ile işbirliği içinde başlamıştır. Oldukça yavaş ilerleyen bir çalışmadır.

c) Sözleşme şartlarına aykırı hareket eden kiracıların sistematik bir şekilde tespit edilip yazıyla uyarılarak sözleşme hükümlerinin yerine getirmeleri istenecek, hükümlere uymamakta ısrar eden kiracılar için tahliye süreçleri istisnasız yerine getirilecektir. Bu konu hazırlanmakta olan yeni bilgisayar otomasyon yazılımının Kiralama Modülüne eklenecektir.

d) Sözleşmelerde yer alan bakım onarım hükümlerinin uygulanıp uygulanmadığı etkin bir şekilde denetlenmesi için denetleyiciler belirlenerek denetim kriterleri ve takviminden oluşan bir rehber hazırlanacaktır.

e) Kira tahsilat işlemleri banka aracılığıyla yapılarak idare üzerindeki vezne yükü azaltılacak, personel emlakın denetimi gibi daha işlevsel alanlara yönlendirilecektir. Bu konu ile ilgili olarak Kıbrıs Vakıflar Bankası ile görüşülmüş ve gereken hizmetin verilebilmesi yönünde bir protokol hazırlanmaktadır. Kira tahsilatları Kıbrıs Vakıflar Bankası’nın şubelerindeki veznelerden ve Kıbrıs Vakıflar İdaresi’nin internet sayfasında oluşturulacak olan e-Ödeme seçeneğinden herhangi bir kredi kartı ile gerçekleştirilebilecektir.

f) Emlakın küçük tamirat işlerinin kadrodaki işçilerle yapılıp yapılamayacağı değerlendirilerek, eğer tamirat işleri kurum kadrosunda bir ekip oluşturmayı gerekli kılacak süreklilik ve yoğunluk oluşturmuyorsa bakım işleri için yıllık sözleşmelerle ihale yöntemiyle özel sektörden hizmet alımı yapılacaktır.

g) Gayrimenkullerin genel bir kural olarak piyasa değerinin altında bir çeşit genel hayır amacıyla kiralanmasına son verilerek daha etkin bir emlak politikası belirlenecektir.

h) Kiralamalarda emsal gayrimenkullerin rayiç bedelleri araştırılarak kira değerleri piyasa ortalamalarının altında kalmayacak şekilde belirlenecektir.

i) Kurumun ihtiyacı olan kapsamlı, düzenli ve belirgin olacak olan yeni Kiralama Tüzüğü hazırlanmış olup Yönetim Kurulu’nun onayından sonra Bakanlar Kurulu’nun onayına sunulacaktır.

  • 5. KKTC Fakirlik Haritasının Çıkarılması ve Yoksul Kesime İlişkin Veritabanı Oluşturulması

KKTC’de bir ilk olacak olan ülke geneli ve bölgesel anlamda fakirlik haritasının çıkarılması ve yoksul kesime ilişkin veri tabanının oluşturulması hedeflenmiştir. Bu çalışma KKTC Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na bağlı Sosyal Hizmetler Dairesi ve Başbakanlık Devlet Planlama Örgütü ile birlikte yürütülmektedir. Gelinen aşamada eldeki bilgiler ışığında yoksulluğu belirleyici faktörler üzerinde çalışılmaktadır. Yoksulluk faktörleri belirlendikten sonra DPÖ ve Sosyal Hizmetler Dairesi’ndeki istatistiki verilerden yararlanıp konsolide bir hale getirdikten sonra KKTC’nin genel bir fakirlik haritası çıkarılmış olacaktır. Gelinen aşamada DPÖ 2015 yılı Hanehalkı İşgücü Anketi Sonuçları’nın belirlenmesi beklenmekte olup, ortaya çıkacak Fakirlik Haritası’nda oldukça katkı sağlayacağı düşünülmektedir. Buna göre 2016 yılının ilk aylarında KKTC Fakirlik Haritası en son verilerle tamamlanmış olması hedeflenmektedir. Bu çalışmanın sağlayacağı yararlar öncelikle ülkemizin ekonomik kalkınma ve refah seviyesinin yükseltilmesinde önemli belirleyici olması, ayrıca KVİ, Sosyal Hizmetler Dairesi ve diğer yardımsever kurum ve kuruluşlara hizmetlerini daha etkin ve verimli yapabilmelerine ışık tutacaktır.

haber21                                                dautoplantı

 EK BİLGİ;

I. ‘Vakıf Kültür Varlıklarının Restorasyon İşlerinin Yürütülmesine İlişkin Anlaşma'

Yukarıda belirtilen beş temel konu dışında 14.11.2014 tarihinde TC Başbakanlık Yardımcılığı ile KKTC Başbakanlığı arasında imzalanan KKTC’de bulunan ‘Vakıf Kültür Varlıklarının restorasyon İşlerinin Yürütülmesine İlişkin Anlaşma’ sayesinde özellikle KVİ’nin Yeniden Yapılandırılması Projesi’nin Eylem Planında yeralan “Restorasyon gereken tarihi eser niteliğindeki mülkün restorasyon projesi için finansman imkanı arayışı” maddesinin tamamen TC Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından karşılanacak olmasıdır. TC Vakıflar Genel Müdürlüğü’nden gelen teknik ekip KKTC’de Lefkoşa’da Selimiye Cami, Mağusa’da Lala Mustafa Paşa Cami ve Lefkoşa’da Yediler Mahallesinde bulunan Dükkanlar Önü Cami’de gereli teknik incelemelerini yapmış restorasyon aşamasına geçilebilmesi için gerekli ihale işlemlerinin tamamlanmasının ardından süratle restorasyon çalışmaları başlayacaktır.

II. Entegre Vakıf Otomasyon Sistemi

Kıbrıs Vakıflar İdaresi’nin daha modern ve verimli çalışabilmesine oldukça yardımcı olacak olan yeni bir bilgisayar otomasyon yazılımı TC Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından özel olarak yaptırılıyor. Bu yazılım Taşınmaz, Kiralama, Banka Entegrasyonu, Vakıf Hasapları Yazılımı ve İnşaat Modüllerinden oluşacaktır. Yazılımın ilk modülü olan Taşınmaz Modülü yazılımı tamamlanmış olup kurulum ve yerinde testlerinin yapılabilmesi için Eylül ayının son haftasında teknik heyet KKTC’ye gelecektir. Hemen ardından Taşınmaz Modülü ile doğrudan bağlantılı olan Kiralama Modülü hazırlanmasına başlanacak olup, iki ay içinde tamamlanması hedeflenmiştir. Diğer bölümler modüler olarak tamamlanarak uygulamaya sokulacaktır. Bu sistem sayesinde tüm birimler birbirleri ile entegre çalışabilecek, personel değerlendirme ve iş kalitesi kontrolleri yapılabilecek, çalışanların motivasyonu ve verimliliği artacaktır.

III. İletişim Politikasının Belirlenmesi

Kıbrıs Vakıflar İdaresi Yeniden Yapılandırma Projesi kapsamında Kurum içi ve Kurum dışı iletişim politikasının belirlenmesinde yapılmakta olan çalışmalar aşağıdaki gibidir:

  •  Kurum içi iletişim politikasının belirlenmesinde Aralık 2014’ten itibaren eğitim uzmanı tarafından tüm çalışanlara 'Deneyimsel Tasarım Öğretisi' bilgi teknolojisi kapsamında 2015 yıl sonuna kadar sürecek eğitim verilmektedir. Eğitim konuları planlanmadan once kurumda grup koçluğu uygulanmıştır. Koçluk süresinde tüm personel ile görüşüldükten sonra analiz edilerek eğitim süreci ve konuları planlanmıştır. Bu uygulamanın amacı eğitimlerin ihtiyaca yönelik olmasını sağlamak ve etkinliğini artırmaktır. Eğitimlerin genel amacı ise, yeniden yapılanma projesi kapsamında personelin de kuruma olan inanç, bağlılık, takım çalışması, yöneticilik, liderlik, çözüm becerileri gibi özelliklerini geliştirmesidir. Ayrıca uyumlu ve işinde pozitif çalışanlar oluşmasına katkı sağlamaktır. Eğitimlere yaz döneminde ara verilmiş olup yeni dönemde hangi eğitim programları uygulanması yönünde Genel Müdür Yardımcıları ve Şube Müdürleri ile geçtiğimiz hafta bir toplantı yapılmıştır. Daha teknik bilgi içerikli eğitim planlaması yapılması talep edilmiş konu ile ilgili DAÜ’den de gerekli teknik destek alınması hedeflenmiştir. Buna ek olarak her Pazartesi sabahı Genel Müdür Yardımcıları ve Şube Müdürlerinin katılımı ile haftalık iş programları, şubelerindeki proje planları gibi konuları görüşmek üzere toplantılar gerçekleştirilmesi hedeflenmiş ve birincisi bugün yapılmıştır. İlerleyen zaman içerisinde bu toplantılara Genel Müdür de dahil edilecektir. Böylelikle kurum içi iletişim daha iyi sağlanarak yöneticiler arasında takım ruhu ve işbirliği de sağlanması hedeflenmiştir.
  • Kurum dışı iletişim politikasının belirlenmesinde Aralık 2014’ten itibaren proje basın koordinatörü tarafından Kurum’un vizyon ve misyonunun toplum tarafından doğru anlaşılması için basın ve medyada farkındalık yaratma çalışmaları yapılmaktadır. Bu bağlamda Kurum’un gerçekleştirdiği her türlü hayır hizmeti, sosyal etkinlik, konferans gibi faaliyetleri basın ve medyada etkin bir şekilde yansıtılmaktadır. Böylelikle topluma katkısı olan, toplum tarafından saygın ve güvenilir bir Kurum imajının ülke genelinde bir marka haline gelmesi hedeflenmektedir.

IV. Yönergeler:

Yönetimin işini daha da kolaylaştırması amacıyla ilk kez Hayır ve Sosyal İşler Fonu Yönergesi hazırlanmıştır. Bu yönerge hazırlanırken TC. Başbakanlık Vakıflar Genel Müdürlüğü’ndeki uygulamadan da yararlanılmıştır. Bu yönerge bir ilk olacağından bir an önce yürürlüğe girmesinde oldukça yarar görülmekte olup zaman içerisinde gerektikçe güncellemelerin yapılarak Yönetim Kurulu tarafından onaylatılması mümkündür.